01 · CoverStato del lavoro

31.07

Assessment AI · processi di appalto

Dove siamo oggi

PerimetroI processi di appalto

Il puntoCinque ambiti letti, tre motori individuati

OggiLa lettura passa al vaglio dei responsabili

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02 · La letturaI cinque ambiti

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IL CONTESTO

I cinque ambiti su cui si è aperto il lavoro

01Redazione dei capitolati di gara

02Redazione degli atti del RUP e del Direttore Lavori

03Archiviazione e recupero dei dati di appalto

04Diffusione dei documenti di appalto tra i settori

05Dal flusso Richiesta di Acquisto all'emissione dell'ordine

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03 · VolumiDue su cinque hanno numeri

I numeri che ordinano le priorità

I dati raccolti sino ad ora

4-5 /settimana

Atti del RUP e del Direttore Lavori

Fino a una decina nei periodi di punta. Ordine di grandezza annuo tra 200 e 500 atti.

4-5 /anno

Capitolati di gara

Il valore non sta nel tempo risparmiato. Sta nella riduzione dei giri di revisione e delle incongruenze.

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Archiviazione, diffusione, richieste di acquisto

Quanti file si archiviano, quante comunicazioni servirebbero, quante richieste passano in un mese.

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04 · La mappaCinque ambiti, tre motori

Il primo risultato dell'analisi

Cinque ambiti, tre motori

Gli ambiti presentati

01 Capitolati di gara

02 Atti del RUP e del Direttore Lavori

03 Archiviazione e recupero

04 Diffusione tra i settori

05 Richiesta di acquisto e ordine

I motori

Motore ACompilatore di documentiAmbiti 01, 02 e la parte documentale del 05

Motore BSentinella di avanzamentoAmbito 04

Motore CArchivistaAmbito 03

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05 · Motore ACompilatore di documenti

Motore A

Compilatore di documenti

Conosce il codice appalti, i regolamenti interni e i format.
Chiede i dati che mancano e produce la bozza nel formato corretto.
Il meccanismo è lo stesso per un atto del RUP, del Direttore Lavori o di una gara.

01

Base di conoscenza: codice appalti, regolamenti interni, format

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Un format per tipo di atto: validazione, avvio lavori, riserva, collaudo

03

Contesto di progetto: la fase in corso e i soggetti coinvolti

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Intervista guidata: i campi mancanti vengono richiesti prima di produrre

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Bozza da rivedere e firmare. Nessun atto finale automatico

05

06 · Motore BSentinella dell'avanzamento

Motore B

Sentinella di avanzamento

Controlla periodicamente le cartelle di progetto, riconosce il documento nuovo, applica le regole interne e prepara la comunicazione al responsabile corretto.
L'effetto più interessante è la visibilità sullo stato di avanzamento degli appalti.

01

Fotografia dello stato delle cartelle e confronto con la precedente

02

Lettura del documento nuovo e riconoscimento della milestone

03

Regole di diffusione: quale adempimento scatta, per chi, entro quando

04

Comunicazione cumulativa per destinatario, in bozza da confermare

06

07 · Motore CArchivista

Motore C

Archivista

Il documento chiuso viene depositato in una cartella di passaggio. L'assistente lo legge, propone dove archiviarlo e con quale nome.

01

Cartella di passaggio dove depositare i documenti chiusi

02

Lettura del contenuto e proposta di collocazione

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Rinomina secondo le regole concordate

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Conferma e archiviazione nella struttura di progetto

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08 · FondamentaSette elementi

Le fondamenta

Sette elementi che vengono prima dei motori

Elemento	Stato secondo la nostra lettura	Chi
Base di conoscenza normativa codice appalti, regolamenti interni, format	Codice appalti pubblico. Regolamenti e format da condividere	Tper consegna Coesiva struttura
Dizionario delle cartelle cosa contiene ogni voce, cosa vi è dentro	Prima versione già scritta, da correggere insieme	Tper valida Coesiva utilizza
Format per tipo di atto	Da estrapolare dagli esempi condivisi	Coesiva estrae Tper approva
Cartella radice unica su SharePoint	Ciò che nasce fuori dalla radice resta invisibile all'assistente	Tper Coesiva specifica
Regole di nomenclatura dei file	Introdotte di recente, in fase di adozione	Tper Coesiva specifica
Scheda ruoli per appalto RUP, Direttore Lavori, responsabile ufficio	Oggi si ricava leggendo i documenti. L'estrazione la fa un agente, la persona valida	Coesiva imposta Tper valida
Regole di diffusione quale documento, a chi, entro quando	Da scrivere. È il primo prerequisito della sentinella	Coesiva scrive Tper valida

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09 · StrumentiStrumenti e licenze

Cosa arriverà nel documento finale

Mappatura processi, fattibilità, strumenti, licenze.

Il documento indicherà lo strumento adatto a ciascun motore e la licenza che serve per farlo funzionare.

In verifica

Quale strumento per quale motore

L'archiviazione lavora dentro SharePoint. Sulla base di conoscenza normativa esistono alternative più precise, che però introdurrebbero una seconda piattaforma per le persone. La verifica è in corso su prove misurate, e la raccomandazione arriverà con i dati.

Con i numeri

Quali licenze e per quante persone

Per ogni motore verrà indicato il tipo di licenza necessario e il numero di utenti coinvolti. Sull'ambito delle richieste di acquisto il numero di persone è il fattore che pesa di più, ed è la quantità da misurare per prima.

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10 · ConfermaLe domande di oggi

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Cosa chiediamo in questo incontro

Sei conferme che decidono il resto del lavoro

01Dove la lettura non corrisponde al lavoro realeLa correzione vale più della conferma: serve sapere cosa è stato descritto male

02I numeri mancanti di archiviazione, comunicazioni e richieste di acquisto

03La priorità, rifatta insiemeQuale ambito porta il beneficio più visibile per l'area di ciascuno

04I passaggi che è meglio non toccare, e il motivo

05Cosa serve avere pronto per la giornata del 2 settembre

06Il risultato che ciascuna area si aspetta di vedere entro ottobre

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11 · PercorsoDa qui a ottobre

Il percorso

Da qui a ottobre

Oggi

Confronto con i responsabili

Le quattro aree coinvolte: correzioni alla lettura, numeri mancanti, priorità rivista insieme e temi da non toccare.

Entro agosto

Materiali e fondamenta

Regolamenti, atti campione, matrice delle cartelle, un capitolato e i format. In parallelo le fondamenta che dipendono da Tper.

Martedì 2 settembre

Giornata sul campo

Dalle 13.30 alle 17.30, affiancamento sul lavoro reale. Chi partecipa sa in anticipo cosa mostrare.

Ottobre

Primo motore in funzione

Un motore completo entro la finestra indicata, con gli altri due a piano.

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12 · ChiusuraCoesiva

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